Préparer une tenue prend plus de temps qu'on ne le croit
Fixer une date, vérifier que le temple est disponible, convoquer les membres, recueillir les réponses, préparer l'ordre des travaux, tenir l'appel le jour même, puis consigner ce qui s'est dit : une seule tenue mobilise plusieurs officiers pendant plusieurs semaines. Quand ces étapes passent par des courriels éparpillés et des feuilles volantes, il devient difficile de savoir qui a répondu, qui était présent et où se trouve le dernier compte rendu.
Un calendrier des travaux partagé
Dans Logem, chaque tenue est créée dans un calendrier consultable par les membres autorisés. Elle porte sa date, ses horaires, son type, son degré, son lieu et son ordre du jour. Le Vénérable Maître et le Secrétaire retrouvent d'un coup d'œil les réunions passées et à venir, sans avoir à interroger quiconque. Le calendrier est accessible en ligne, depuis un ordinateur ou un smartphone.
Des convocations avec réponse en ligne
À partir d'une tenue, le Secrétaire prépare la convocation dans l'application. Les membres la consultent et y répondent « présent », « absent » ou « excusé », et les réponses sont rattachées à la tenue : on sait en un instant combien de personnes ont confirmé leur venue et combien ont prévenu de leur absence. Plus besoin de recompter à la main les réponses de dernière minute.
L'appel et les présences
Le jour de la tenue, l'appel se fait directement dans l'application, sous forme de feuille de présence numérique. Chaque membre est marqué présent, absent, ou excusé, avec ou sans obole. Ces informations alimentent ensuite le suivi d'assiduité de chacun et les statistiques de la loge, par exemple le taux de présence sur l'année ou l'évolution des effectifs par grade. Le Vénérable Maître dispose ainsi de chiffres fiables, sans avoir à compulser les registres.
Les planches : rédiger, lire, conserver
Une planche tracée est un travail personnel, destiné à être lu en loge. Dans Logem, la rubrique de l'Orateur réunit les planches de l'atelier. Chaque planche est enregistrée avec son titre, son rédacteur, son type et le texte lui-même. Elle peut être rattachée à la tenue où elle sera lue, avec une date de lecture. L'Orateur peut y porter ses observations et indiquer si le travail est conforme. L'ensemble reste consultable par les personnes que la loge autorise, ce qui permet de retrouver un travail ancien sans fouiller dans les archives.
Les Surveillants disposent par ailleurs d'un espace de suivi et de travaux pour accompagner la progression des membres dont ils ont la charge.
Procès-verbaux et comptes rendus
Le Secrétaire rédige les procès-verbaux dans l'application. Chaque document est rattaché à sa tenue et conservé dans le registre de la loge. Les courriers reçus et envoyés sont tenus au même endroit. Lors d'un changement de Secrétaire, le successeur trouve l'historique complet, sans avoir à récupérer des dossiers personnels sur l'ordinateur de son prédécesseur.
Des droits adaptés à chaque rubrique
Une planche n'a pas la même sensibilité qu'une convocation. Logem attribue les droits par rôle et par rubrique : consulter, créer, modifier, supprimer, exporter. Un rédacteur travaille sur ses planches, l'Orateur les relit, le Secrétaire tient les procès-verbaux, et chaque rubrique n'apparaît qu'aux personnes qui y ont droit. La loge reste maîtresse de ses usages : l'outil ne dicte ni le rituel, ni le déroulement des travaux, ni les règles de votre obédience.
Moins de papier, plus de temps pour les travaux
Le but n'est pas de remplacer ce qui fait la richesse d'une tenue, mais d'alléger ce qui l'entoure. Les convocations, les présences, les planches et les comptes rendus sont réunis dans le même outil que les cotisations et l'annuaire. Les officiers consacrent moins de temps à la logistique, et davantage à la préparation des travaux.
Essayer sur votre prochaine tenue
L'essai gratuit de 30 jours, sans engagement ni carte bancaire, permet de créer une tenue, de préparer une convocation et de tenir un appel de test. Pour une vue d'ensemble, lisez notre présentation du logiciel de loge maçonnique, celle de la gestion de loge par les officiers et celle de la trésorerie et des cotisations.