Le rôle du Trésorier, vu de l'intérieur
Dans une loge, le Trésorier encaisse les cotisations, règle les dépenses, prépare le budget et rend compte à l'atelier. Il le fait en plus de sa vie professionnelle et familiale, avec les outils qu'il a sous la main : un tableur, un relevé de banque, parfois un cahier. Le moindre doute sur un paiement coûte du temps, et la fin d'exercice est une période chargée.
La comptabilité d'une loge n'a rien d'exceptionnel dans sa mécanique, mais elle exige de la rigueur et de la traçabilité. C'est précisément ce qu'un outil en ligne peut apporter.
Suivre les cotisations membre par membre
Logem enregistre les cotisations de chaque membre et les paiements reçus. Le Trésorier voit d'un coup d'œil qui est à jour, qui a payé en partie et qui reste à régler. Les libellés de cotisation sont paramétrables : la loge nomme les lignes qu'elle perçoit comme elle les nomme dans son règlement. La liste des cotisations s'exporte en PDF ou en fichier tableur, par exemple pour préparer un courrier de rappel envoyé par le Trésorier.
Un budget et des exercices comptables
La trésorerie d'une loge s'organise par exercice. Logem permet d'ouvrir un exercice, de saisir un budget prévisionnel par catégorie et de le comparer, dans un tableau budget / réalisé, à ce qui a réellement été dépensé ou encaissé, avec l'écart ligne par ligne. Les recettes et les dépenses sont rangées dans des catégories comptables, ce qui rend la lecture des comptes plus simple pour l'atelier lorsque vient le moment du rapport financier.
Des états de gestion prêts à présenter
À partir des écritures saisies, l'application produit le compte de résultat, le bilan, le journal détaillé et le grand livre. Ces états peuvent être exportés en PDF ou en fichier tableur. Le Trésorier peut ainsi présenter ses comptes en tenue, les remettre au Vénérable Maître ou les transmettre à la personne qui contrôle les comptes de la loge.
Reprendre l'existant sans tout ressaisir
Une loge qui change d'outil possède déjà un historique. Logem propose des imports par fichier CSV pour les cotisations et pour le budget, avec un modèle à télécharger et à remplir. L'importation évite les heures de saisie et limite les erreurs de recopie. Une page d'aide explique pas à pas la préparation du fichier.
Les agapes et les actions de solidarité
La trésorerie ne se limite pas aux cotisations. Les agapes ont leur propre gestion : inscriptions, menus et suivi des paiements, ce qui évite de reconstituer les participations après coup. Le tronc de la veuve et les collectes de solidarité sont tenus par l'Hospitalier, avec leur historique, dans leur propre rubrique.
Un accès réservé à ceux qui en ont besoin
Les chiffres d'une loge ne sont pas destinés à tous. Dans Logem, la trésorerie est une rubrique à part, avec des droits distincts pour consulter, saisir, modifier, supprimer ou exporter. Le Trésorier travaille, le Vénérable Maître et les personnes que la loge désigne peuvent consulter, et les autres membres n'y accèdent pas. Chaque action sensible peut ainsi être réservée à la bonne personne.
Ce que l'outil ne remplace pas
Logem aide à tenir les comptes de la loge ; il ne remplace ni les règles de votre obédience, ni les décisions de l'atelier, ni le contrôle des comptes que votre règlement impose. Les montants des cotisations, leur répartition et le calendrier des paiements restent ceux que votre loge a décidés. L'outil se contente d'en faciliter l'application et d'en garder la trace.
Passer au suivi en ligne en douceur
Beaucoup de Trésoriers commencent à l'ouverture d'un nouvel exercice : on importe les membres, on crée le budget, puis on saisit les opérations au fur et à mesure. L'essai gratuit de 30 jours, sans engagement, permet de tester le fonctionnement avec les chiffres de votre loge. Pour voir comment s'articulent les autres rubriques, lisez la présentation de la gestion de loge par charge d'officier et celle des planches et des tenues, ou consultez les questions fréquentes.